Der Auftragsverarbeiter ist ein Einzelunternehmen. Die Rechenzentren betreiben die Unterauftragsverarbeiter aus Anhang IV, deren Maßnahmen gelten dort zusätzlich.
1. Zutritt (Rechenzentrum und Arbeitsplatz)
- Anwendung, Datenbank und Dateien liegen in Rechenzentren in Deutschland.
- Der Arbeitsplatz des Auftragsverarbeiters ist abschließbar, Geräte werden bei Nichtgebrauch gesperrt und sicher verwahrt.
2. Zugang (Anmeldung)
- Passwörter der Nutzer werden nur als bcrypt-Hash gespeichert.
- Zweiter Faktor und Passkeys stehen zur Verfügung, ein Administrator kann den zweiten Faktor für sein Team vorschreiben.
- Anmeldeversuche sind begrenzt.
- Geräte des Auftragsverarbeiters sind vollständig verschlüsselt, sperren nach höchstens fünf Minuten und nutzen einen Passwort-Manager mit eigenem Passwort je Dienst (mindestens 16 Zeichen) und zweitem Faktor für kritische Systeme.
- Zugriff auf das Produktivsystem hat allein der Inhaber, Domenico Richiusa.
3. Zugriff (Rechte)
- Jeder Kunde arbeitet in einem eigenen, logisch getrennten Bereich (Mandant). Jeder Datenzugriff ist an den Mandanten gebunden.
- Innerhalb eines Mandanten gibt es Rollen (Administrator, Mitglied) mit abgestuften Rechten.
- Zugangsdaten zu verbundenen Konten (Postfach, Kalender, Kontakte) werden verschlüsselt gespeichert.
4. Weitergabe und Übertragung
- Die Anwendung ist nur über verschlüsselte Verbindungen (https) erreichbar.
- Öffentliche Seiten mit einem Zugangs-Token geben die Adresse nicht an Dritte weiter und laden keine Analyse.
- Sprachmodelle laufen bei einem Anbieter mit Rechenzentrum in Deutschland. Kein Anwendungsfall läuft über einen anderen Anbieter.
5. Eingabe und Protokolle
- Der Versand von E-Mails wird mit Metadaten protokolliert, Aufbewahrung 180 Tage. Läufe der Hintergrund-Aufgaben 90 Tage, Fehlerprotokoll 14 Tage, jeweils ohne Zugangsdaten.
- Zugriffsprotokolle des Webservers löscht der Hoster nach 90 Tagen.
6. Verfügbarkeit und Wiederherstellung
- Tägliche Sicherung von Datenbank und Dateien.
- Das Sicherungs-Archiv wird verschlüsselt und auf einen getrennten Speicher beim selben Hoster übertragen. Dort wird es 30 Tage aufbewahrt.
- Sicherheitsupdates für die Arbeitsgeräte: kritische innerhalb von 72 Stunden, hochriskante innerhalb von 7 Tagen, übrige innerhalb von 30 Tagen.
7. Trennung
- Daten verschiedener Kunden sind über den Mandanten getrennt (siehe 3).
- Entwicklung und Test laufen getrennt vom Produktivsystem mit einer eigenen Datenbank beim selben Hoster, Mails aus dem Testsystem werden umgeleitet.
8. Löschung
- Zwischengespeicherte E-Mails werden nach 18 Monaten gelöscht.
- Löschung nach Vertragsende: siehe Abschnitt 5.5.
9. Organisation
- Jährliche Risikobewertung und Prüfung dieser Maßnahmen.
- Sicherheitsvorfälle werden nach einem festen Ablauf bewertet und gemeldet.
- Unterauftragsverarbeiter werden vor der Beauftragung geprüft und vertraglich gebunden.